Chart of Account #1

ในการ config SAP ตัว Variant ที่สำคัญที่ขาดไม่ได้ก็คือ
ต้องมีการระบุว่า Company นั้นใช้ Chart of Account
อะไร

คำถามก็คือ Chart of Account คืออะไร
ตัว chart of account จริงๆ ก็คือ group
ของ Account definition นั่นเอง โดยออกแบบให้
เก็บแต่ค่าที่สามารถ share กันใช้ระหว่าง Company
(ชื่อก็คือพวกชื่อ, รหัส, )

ส่วนประเด็นที่ว่า ทำไมต้องมี chart of account
แยกออกมาต่างหากหล่ะ ทำไมไม่ออกแบบให้เป็นแบบ
บริษัทฯใครบริษัทฯมันไปเลย ที่เป็นเช่นนี้ก็เพราะว่า
เป้าหมายจริงๆในการใช้ chart of account ก็คือ
เพื่อความสะดวกใน การ Consolidate หรือ การออกงบการเงินโดยรวม
ของหลายๆบริษัทฯในเครือ หรือหลายๆ Account Entity เข้าด้วยกัน
(ผลพลอยได้ ก็คือสะดวกในการ config)

Chart of Account 's Definition

• รหัส (4 หลัก)
  
• คำอธิบาย
  
• ภาษาหลัก (maintenance language)
  
• ความยาวของเลขบัญชี
  สูงสุดได้ 10 หลัก
  
• automatic สร้าง Cost Element หรือไม่
  (อยู่ในเรื่องของ controlling ?เรียกบัญชีต้นทุนได้หรือเปล่า)
  
• group chart of account (yes/no)
  ใช้ในกรณีที่ต้องการ consolidate งบการเงินระหว่าง company
  ที่ใช้ Chart of Account คนละตัวกัน ถ้า set
  ค่านี้ ตอนที่เราป้อนบัญชีแต่ละบัญชี เราต้องระบุ cosolidate
  account ด้วย
  
• blocked indicator
  เป็น flag ที่ใช้ป้องกันไม่ให้ user สร้าง account
  (? เพราะยัง config ไม่เสร็จดี)
  

Chart of Accounts Segment
ถ้าฟังแต่ชื่ออย่างเดียว ก็จะงงหน่อย ว่ามันคืออะไรวะ
จริงๆแล้วมันก็คือ ส่วนที่เป็น definition ย่อยๆ
ของแต่ละบัญชีที่อยู่ภายใน Chart of Account นั่นเอง
1 segment ก็คือ 1 บัญชี

ภายในแต่ละบัญชี จะมีการกำหนด

• เลขที่บัญชี
  ความยาวได้สูงสุดตามที่กำหนดไว้ใน chart of account definition
  
• ชื่อบัญชี (shortname, longname)
  
• ระบุว่าเป็นบัญชีกลุ่ม profit+loss(พวกรายได้/รายจ่าย) หรือ
  เป็นพวก balance sheet account
  ซึ่งจะไปมีผลตอนปิดบัญชีสิ้นปี
  ถ้าเป็นบัญชี profit&Loss จะเกิดการปิดยอดไปลงบัญชีกำไรขาดทุน
  (ซึ่งต้องระบุลงไปด้วย ว่าเป็นบัญชีเลขที่อะไร)
  Note: การระบุเลขที่บัญชีกำไรขาดทุน จะมีลักษณะ
  เป็น indirect กล่าวคือเราไม่ได้ระบุเลขที่ลงไปตรงๆ
  แต่ระบุเป้น key แทน จากนั้นค่อยกำหนดว่า key
  นั้นหมายถึงเลขที่บัญชีอะไร ? เดาว่าที่เขาทำอย่างนี้
  เพราะจะได้สะดวกถ้าเกิดมีการเปลี่ยนแปลงเลขที่
  บัญชีตรงนี้ จะได้ทำได้ง่าย เปลี่ยนจากจุดเดียว
  
• Account Group
  ตัวนี้เป็นตัวช่วย config พฤติกรรมและคุณสมบัติ
  ของ account ว่าควรเป็นอย่างไร
  
• Cosolidate fields
  
• Translation text (ชื่อในภาษาอื่นๆ ที่ไม่ใช่ maintenance language)
  

Note: ทุก company ที่ใช้ account นี้จะ
เห็นชื่อบัญชีหรือค่าอื่นๆใน chart of account definition
เหมือนกันไม่ว่าจะอยู่ใน company ไหน

Company Code Segment
เป็นส่วนของ Account ที่ customize สำหรับแต่ละ
company โดย segment นี้จะเกิดเมื่อมีการ assign
chart of Account segment ให้กับ company
ข้อมูลใน Company Code Segment ประกอบด้วย

• Currency
  
• Taxes
  
• Reconciliation account
  
• Line item display
  
• Sort key
  
• Field status group
  
• House bank
  
• Interest calculation information