Posting G/L Transaction

การบันทึก G/L Transaction
จะประกอบด้วยส่วนหัวเอกสาร
กับส่วน รายการทางบัญชีที่ลง

ตัว sap จะมีวิธีบันทึกอยู่ 2 แบบ
คือแบบ complex (version ดั้งเดิม)
กับ แบบ enjoy transaction (gui รุ่นใหม่)

การบันทึกแบบ complex จะมีลักษณะ
เป็นแบบ flow ของ screen
โดยหน้าแรก เป็นการบันทึกส่วนหัว
ส่วนหน้าถัดไป เป็นการบันทึก item
ซึ่งใช้ 1 หน้าต่อ 1 item

ส่วนการบันทึกแบบ enjoy จะใช้
การบันทึกลง widget table โดยตรง (หน้าเดียวจบ)
โดย user สามารถเลือก template
เพื่อกำหนดว่า table ต้องมีช่องอะไรให้กรอกได้

การบันทึกส่วนหัว จะประกอบด้วย

• document date
  
• document type
  
• company code
  
• posting date
  
• period
  
• currency
  
• document number
  
• transaction date
  
• reference
  
• document header text
  

document type เช่น

• dr customer invoice
  
• dg customer credit memo
  
• dz customer payments
  
• sa G/L account document
  
• kr vendor invoice
  
• kg vendor credit memos
  
• kz vendor payment
  
• kn venor net invoices and credit memos
  

ตัว document type จะใช้ control
เลขที่ document number ด้วย
(ตอน config document type ต้อง
กำหนด range ของ document number ด้วย)

การบันทึก item ทำได้โดยใส่ posting key
กับ เลขที่บัญชี
ตัวที่น่าสนใจก็คือ posting key ซึ่งเป็น
รหัสแสดงว่า item ที่เรา post เข้าไปนั้น
เป็นชนิดอะไร เช่น vendor, customer, asset หรือว่าแค่บัญชีธรรมดา
ตัว posting key จะมีผลดังนี้

• posting key + account code จะเป็นตัวกำหนดว่า จะมี field อะไร
  ที่ต้องใส่บ้างในหน้า จอบันทึกรายการบัญชี
  
• กำหนดด้านการลงบัญชี ว่าเป็นประเภท debit หรือ credit
  

Note: กรณี posting key ที่ต้องใส่ กรณีที่เป็น G/L
transaction ถ้าเป็นบ้านเรา
user ไม่น่าจะยอมใส่ง่ายๆนะ
แต่เห็นว่าใน sap enjoy transaction
ได้ปรับปรุงในส่วนนี้ใหม่
โดยกำหนดว่า user ไม่ต้องใส่ posting key ก็ได้
ตัวโปรแกรมจะใช้ค่า default ซึ่งก็คือค่า 40(debit) หรือ 50(credit)

หลังจาก post แล้ว
sap จะทำการ update ยอด balance ให้โดยอัตโนมัติ
ซึ่งเราสามารถใช้หน้าจอสอบถาม เข้าไปดูได้ทันที
โดยจากหน้าจอ balance เราสามารถ zoom ลงไปดู line item
ที่ประกอบขึ้นมาเป็นยอด balance นั้น
และจาก line item เราก็สามารถเปิดดู
ตัว document ที่เป็นต้นตอของ line item นั้นๆได้

Clearing Program

เป็น feature ของ G/L ที่ผมสนใจ
ก็คือมันจะทำหน้าทีจับคู่ item ที่สามารถ clear
กันได้ ใน account ที่กำหนด
โดย account ที่ใช้ feature นี้จะเป็นพวก
Checks Receivable Clearing account,
Goods Receipt/Invoice Receipt Clearing account

บัญชี clearing ก็คือบัญชีพัก
กำหนดขึ้นเพื่อให้ตรวจสอบได้ง่ายว่า
มีรายการอะไรที่ยังไม่เสร็จสิ้นสมบูรณ์บ้าง
เช่นมีการรับของแต่ยังไม่มีการรับวางบิล

ที่นี้โปรแกรมจะรู้ได้อย่างไรว่าควรจะจับคู่
clear ค่าไหนบ้าง

           customer
-------------------------------
 2000.00       |  5000.00
 3000.00       | 
 

จากข้างบน โปรแกรมจะรู้ได้อย่างไรว่าควร
จับค่า debit 2000 รวมกับยอด 3000 ไปหัก
กับยอด 5000

การจับคู่นี้ sap จะใช้ criteria ดังนี้

• Business Area
  
• Trading partner Id
  
• Reconcillation account number
  
• Currency
  

โดยเราสามารถ define criteria
ได้เองอีก 4 criteria

ก่อนที่ Clearing program จะทำงานได้
เราต้องมี configuration ดังนี้

• บัญชีนั้นต้องมีการกำหนดให้เป็น
  open item management
  บัญชี customer กับ vendor
  จะเป็นบัญชีประเภทนี้เสมอ
  
• ต้องมีการกำหนดว่าต้องการ
  ให้มีการ automatic clearing
  
• item ที่จะ clear
  ต้องไม่เป็น item ประเภทที่ require extra posting
  ??? อันนี้ยังไม่เข้าใจ
  เขายกตัวอย่างเช่น
  item ที่มี cash discount
  item ที่ post โดยใช้ net method
  item ที่ต้องการ withholding tax posting
  
• item ต้องไม่เป็นประเภท special
  transaction
  ??? ยังไม่เข้าใจเช่นกัน
  

G/L Account Balances

เมื่อมีการ post G/L transaction
ก็จะมีการ update ค่า balance ทันที
และสามารถเรียกดูค่าสรุปเหล่านี้ได้

โดยในแต่ละ account จะแสดงยอดดังนี้

• ยอดยกมา (ต้นปี)
  
• ยอดรวมของ transaction ในแต่ละ period
  โดยแยกให้เห็นทั้งค่า debit และ credit
  

นอกจากนี้ยังแสดงค่าที่ได้จากการคำนวณดังนี้

• ยอด balance ของแต่ละ period
  
• ยอดยกไปของแต่ละ period
  

จากหน้าจอที่แสดง account balance
เราสามารถ zoom ลงไปดูรายการที่เกิดในแต่ละ period ได้
โดยส่วนนี้เรียกว่า Line Items

จาก Line Item ก็สามารถตามไปดู document
ที่เป็นต้นตอของ Line Item นั้นได้

Account Data in Company Code

ก่อนที่จะนำรหัสบัญชีใน Accounting Chart ไปใช้ได้นั้น
จะต้องมีการ assign รหัสบัญชีนั้นให้กับ Company Code
ที่ต้องการใช้งานเสียก่อน รวมทั้งมีการกำหนด
ข้อมูลเพิ่มเติม (เฉพาะของบริษัทนั้นๆ) ลงไปด้วย

โดยข้อมูลนั้นประกอบด้วย

• Currency
  เป็นการระบุว่าในการ post transaction
  ลงบัญชีนี้ จะยอมให้ post ด้วย currency อะไรบ้าง
  กรณีที่ระบุเป็น local currency
  ก็จะยอมให้ post เข้ามาด้วย currency อะไรก็ได้
  แต่ถ้าระบุ currency ที่ไม่ใช่ local currency
  ก็จะบังคับให้ใช้ currency ที่ระบุเท่านั้น
  Note: กรณีที่ระบุเป็น foreign currency
  transaction figure (ยอดคงเหลือ) จะ maintain
  ไว้ในรูปของทั้ง local currency และ foreign currency
  
• Balances in Local Currency Only
  ใช้สำหรับ clearing account ที่มีการ post ตั้งยอด
  ในรูปของ currency หนึ่ง และตัดยอดในอีก currency หนึ่ง
  เชน บัญชี good received and imcoming invoice
  Note: ตรงนี้น่าสนใจตรง จะต้อง config บัญชี "ผลต่างของอัตราแลกเปลี่ยน"
  ที่ไหน? อย่างไร?
  
• Tax Category
  ระบุว่า tax ประเภทไหนที่ post เข้ามาได้
  โดยระบุประเภทว่าเป็นภาษีซื้อ หรือภาษีขาย
  กรณีที่ไม่เกี่ยวกับ tax เลยก็ไม่ต้องระบุอะไร
  
• Posting without Tax Allowed
  ระบุว่าในการ post เข้าบัญชีนี้ห้ามไม่ให้ใส่รหัสภาษี
  แต่ถ้าใส่ ก็ต้องอยู่ในกลุ่มที่ระบุใน Tax Category
  Note: ?? เป็นกรณีเฉพาะ เห็นมีการอ้างถึง Jurisdiction code
  แล้วมันคืออะไรหล่ะ
  
• Reconciliation Account for Account Type
  กรณีที่เป็น Reconcile account ก็ต้องระบุด้วยว่า
  เป็นประเภทไหน เช่น Vendor, Customer หรือ Asset
  
• Open Item Management
  ใช้กับบัญชีประเภท clearing account
  ที่ต้องมีการตั้งยอดและการตัดยอด โดยจะ
  maintain รายการเป็นราย Item
  Note: ถ้านึกไม่ออกให้ลองนึกถึง
  การเก็บยอดคงเหลือใน ใบทวงหนี้บัตรเครดิต
  (กรณีนี้เป็นกรณีตรงข้ามกับ open item)
  ซึ่งปกติจะ maintain ในรูปยอดรวม ไม่แยกรายการย่อย
  เวลาเราชำระเงิน เขาก็จะตัดยอดเงินรวมเลย
  ไม่ได้เอาไปแตกตัดรายการย่อยๆ
  
• Line Item Display
  ต้องการดูรายการย่อยๆ ไหม
  (ถ้าไม่ต้องการ ก็จะเป็นการประหยัดเนื้อที่ และเวลาในการเก็บ)
  ตัวอย่างบัญชีที่ไม่ต้องการให้เก็บรายการย่อยๆ เช่น
  บัญชีลูกหนี้ (เนื่องจากรายการย่อยเก็บไว้ใน ระบบบัญชีลูกหนี้ไปแล้ว)
  
• Field Status Group
  ใช้ config ว่าในการทำ transaction posting
  ถ้ามีการอ้างถึงบัญชีนี้ จะต้องมีค่าอะไร
  ที่ต้องใส่ (Required, Optional) หรือค่าอะไรที่ให้ซ่อนไว้บ้าง